در اين نوشته ما ميخواهيم درباره بزرگترين منبع اتلاف وقت يعني جلسات با شما صحبت كنيم.
متن جلساتي كوتاه اما موفق برگرفته از كتابي است تحت عنوان « چطور يك جلسه موفق را در نيمي از زمان معمول اداره كنيم» , نوشته «ميلو فرانك». وي شخصيتي است شناخته شده در فنون ارتباطات و راهبردها. وي مدير شبكه C.B.S و سرپرست سمينارهاي مختلف دربارة فنون ارتباطي در كار است. او فنوني ساده را براي برنامهريزي و اداره يك جلسه موفق به شما نشان ميدهد تا مجبور نباشيد همانند اكثر جلساتي كه امروزه برگزار مي شود آن را ناتمام گذاشته و به جلسهاي ديگر موكول كنيد.
ژنرال «جيم لين برگ», اين خاطره را درباره جلسات ابتداي دوران كار خود ميگويد:
«هر صبح دوشنبه ساعت 8, رئيس او جلسهاي را براي رؤساي قسمتهاي مختلف ترتيب ميداد تا همه را در جريان كارها قرار دهد, براي همه روشن بود كه بايد سر ساعت در اين جلسات حضور يابند, حتي اگر حرف جديدي براي گفتن نبود, همه به هر حال صحبت ميكردند تا بنظر فعال بيايند, البته هدف اصلي جلسه بتدريج گم شد. بالأخره يك نفر از گروه, مقابل رئيس ايستاد و گفت: اين جلسات بياستفاده و وقت تلف كن هستند.
بعد از بحثهاي زياد بين دو نفر كه خيلي هم دوستانه بود رئيس موافقت كرد كه جلسات از پيش تعيين شده را تعطيل كند و به جاي آن يك ورقه گزارش هفتگي بين كساني كه لازم است, پخش كند.»
ـ يك جلسه غير لازم نه تنها وقت و پول را هدر ميدهد, بلكه بدتر از آن ممكن است يك هدف با ارزش را از بين ببرد, چون شركتكنندگان ممكن است به آن فقط به عنوان يك كار عادي و تكراري نگاه كنند.
بهترين كار اينست كه فقط موقعي كه واقعاً لازم است جلسه را ترتيب داد, يعني زماني كه هيچ روش جايگزيني وجود ندارد و يك جلسه بهترين راه نزديك شدن شما به هدف است, اما از كجا ميدانيد كه شما يك هدف خالص داريد؟
من به اين نتيجه رسيدهام كه بيشتر افراد هدف جلسهاي را كه ترتيب دادهاند و يا از آنها خواسته شده كه در آن شركت كنند, نميشناسند. اما يك هدف خالص و مشخص بهترين صرفهجويي در وقت است. اگر يك هدف مشخص وجود نداشته باشد جلسه به هيچ جايي نخواهد رسيد و جلساتي كه به جاي مشخصي نرسند فقط منجر به جلسات ديگر ميشوند.
براي پيدا كردن هدف مشخص از خود سؤال كنيد: من با اين جلسه و بعد از آن به چه هدفي ميخواهم برسم؟
وقتي كه اهداف ساده, مستقيم و مشخص باشند, شما ميدانيد كه دقيقاً به چه دليل در اين جلسه حضور داريد و انتظار داريد به چه نتيجهاي برسيد, اما زماني كه هدف خود را پيدا كرديد بايد از اين اطمينان حاصل كنيد كه يك جلسه, بهترين راه رسيدن به آن هدف است.
ـ چه راههاي جايگزيني دارد؟ ـ شايد بتوانيد با تماس تلفني يا حتي نامه به بعضي از اهداف خود برسيد.
در هر حال به محض اينكه متوجه شديد كه جلسات, هر يك روز يا هر هفتهاي يك روز به صورت عادت در آمدهاند, آنها را قطع كنيد.
ـ خيليها اين تصوير را دارند كه هر چه جلسات بيشتري ترتيب دهند يا در جلسات بيشتري شركت كنند, قدرت بيشتري را نشان ميدهند, اما دقيقاً عكس اين تصور واقعيت دارد. جلسات بيهدف, نشان دهنده مديريت بيهدف هستند.
ـ جلسات كوتاه و پرمحتوا :
يك جلسه كوتاه و پرمحتوا, صحبت ديگري است. چنين جلسهاي هميشه با برنامهريزي دقيق شروع ميشود. يك راه براي شروع, نوشتن يك اعلاميه براي اعلام جلسه است. اين اعلاميه نبايد بيشتر از يك صفحه باشد و بايد دقيقاً حاوي 5 نكته باشد:
1. چرا جلسه تشكيل ميشود. اين هدف جلسه است.
2. درباره چه مطالبي بحث خواهد شد.
3. چه كساني در اين جلسه شركت خواهند كرد.
4. دقيقاً جلسه در چه ساعتي شروع و خاتمه مييابد.
5. هر يك از شركتكنندگان به چه طريقي و بايد خود را براي شركت در جلسه آماده كنند.
ـ گاهي لازم است يك برنامه تنظيم شده به اعلاميه متصل باشد كه مشخص كند چه زماني و چه عنواني براي بحث اختصاص داده شده است. اگر ميتوانيد اين برنامه را به موارد نهايي تصميمگيري كه مستلزم رأيگيري و به رأي مشترك رسيدن است, محدود كنيد. توجه خاصي به اينكه چه كساني بايد در اين جلسه شركت كنند مبذول داريد ـ يك جلسه خوب مثل يك مهماني خوب با فهرست افراد شركتكننده, شروع ميشود.
ـ چه تعداد بايد شركتكننده داشته باشيد؟ هر چه تعداد بيشتر باشد, رسيدن به هدف جلسه مشكلتر ميشود.
ـ گروههاي كوچك, مشوق صراحت در تصميمگيري هستند. اما هنگاميكه گروه بزرگتر از ده نفر ميشود, نقش بازي كردن شروع ميگردد.گروههاي مخالف سعي بر تحت تأثير قرار دادن همفكران خود ميكنند و بيشتر براي اثرگذاري بازي ميكنند تا براي كسب نتيجه. همانطور كه فهرست اسامي را مرتب ميكنيد, طرز برخورد هر شخص را نسبت به نكته مورد سؤال بررسي كنيد.
ـ پيش از انتخاب راهبرد براي جلسه, شما بايد بدانيد كه هر يك از اشخاص شركتكننده در جلسه چطور فكر ميكنند, هيچگاه شخصي را فقط به دليل اينكه فقط مخالف هدف شماست, كنار نگذاريد, اين كار ممكن است به جلسات بيشتري منجر گردد, به جاي اين كار شما ممكن است بتوانيد با دعوت مخالفان و توجه كردن به نظريات آنها, اين اختلاف نظرها را كم رنگتر كنيد.
ـ آيا جلسات را بايد با غذا خوردن همراه كرد؟
الف) جلسات صبحانه:
اگر شما مجبور هستيد از يك وعده غذا براي ترتيب دادن يك جلسه كاري استفاده كنيد كمترين وقت را تلف كند, بهترين نتيجه را از يك جلسه صبحانه خواهيد گرفت آنچه كه اين روزها به «صبحانه قدرت» معروف است. هيچكس به يك صبحانه قدرت, براي خوردن صبحانه نميآيد. ميآيند كه ملاقات كنند و خوشآمد بگويند. جلسات صبحانه محسّنات ديگري هم دارند, صبحها شما شادابتريد و احساس اهميت بيشتري هم ميكنيد. جلسات صبحانه معمولاً كوتاه هم هستند.
ب) جلسات ناهار:
جلسات ناهار هميشه طولانيتر هستند, اما اگر بايد جلسه ناهار داشته باشيد, 3 قانون زير جلسه را كوتاهتر و نتيجه را بهتر ميسازد:
1. رستوراني را كه انتخاب ميكنيد كمترين فاصله را با محل كار شما داشته باشد. (صرفهجويي در وقت).
2. زودتر شروع كنيد و زودتر خاتمه دهيد.
3. هنگام جلسه, پذيرايي را ممنوع كنيد, زيرا زمان تمركز را كوتاهتر و جلسه را طولانيتر ميسازد.
ج) جلسات شام :
جلسات شام ميتوانند بهترين يا بدترين باشند, بهترين, براي برخورد اجتماعي و بدترين براي اهداف مشخص كاري. در خاتمه يك روز كاري همه خستهتر از آن هستند كه سريع فكر كنند و يا به خوبي تصميمگيري كنند.
نوشتن برنامه براي جلسه:
ـ يك برنامه نوشته شده مسلماً بهترين راهِ آماده شدن براي يك جلسه است. اين برنامه همه شما و همه افراد شركتكننده را روي هدف جلسه متمركز ميكند و در وقت نيز صرفهجويي ميكند. برنامه را در طول جلسه در مقابل خود داشته باشيد و بعد از جلسه هم از آن به عنوان وسيلهاي براي يادآوري منتظورتان از جلسه و نتيجه مورد نظر استفاده كنيد. اين برنامه نوشته شده بايد خيلي قبل از جلسه پخش شود و در دسترس همه قرار بگيرد تا همه آماده شوند.
ـ عناصر اصلي در نوشتن برنامه:
1. تمركز روي يك هدف 2. محدوديتهاي زماني مشخص
3. ارائه مطالب به صورت مناسب 4. پيگيري صحيح
ـ اولين عنصر, تمركز روي يك هدف, احتمالاً از همه مهمتر است. ما همه موقعيتهايي را تجربه كردهايم كه مخالفتهاي عمده با طرح پيشنهاد شده, مطرح شدهاند. براي آمادگي جهت روبرو شدن با چنين موقعيتهايي عاقلانه اينست كه از پيش مخالفتها و اعتراضات را پيشبيني كنيم. بايد ايدهها و ارزشهاي اصلي را كه ديدگاههاي طرف مخالف را باعث ميشوند, بررسي نماييم. بايد درك كنيم كه چرا طرف مقابل آن موضع بخصوص را اتخاذ كرده است. اگر شما موقعيت را بررسي كنيد ممكن است, راهبردي پيدا كنيد كه طرف مخالف شما را به همراهي متقاعد سازد.
علاوه بر كارهاي فوق شما بايد درباره ارائه هدف و برنامه خود نيز فكر كنيد.
ـ يكي از بهترين راهها براي اداره يك جلسه موفق در نيمي از زمان معمول, اينست كه ايدههاي خود را به وضوح و به طرزي مؤثر ارائه كنيد.
جلسات, موقعيتهاي پرفشار هستند, همه ميخواهند در مقابل رئيس و همكاران خوب به نظر بيايند, پس حياتي است كه قادر باشيد آنچه ميخواهيد بگوئيد, دقيقاً به طور خلاصه و به روشي جالب توجه بيان كنيد. اما چطور؟
ـ هيچ ارائه مطلب يا بياني نبايد بلند از روي نوشتهاي خوانده شود و يا حتي حفظ شده باشد, هر دو روش شما را خدمتگزار نوشته ميسازند. مطلب, شما را كنترل ميكند تا اينكه شما, مطلب را كنترل كنيد. اينگونه افراد احساس ميكنند محافظه كارانه عمل ميكنند. آنها نه تنها خوب به نظر نميآيند, بلكه بد به نظر ميآيند, آنها نامطمئن و ضعيف به نظر ميآيند.
ـ به اين فكر كنيد كه چطور با افراد خانواده و فاميل خود صحبت ميكنيد, شما طبيعي و راحت صحبت ميكنيد, لبخند ميزنيد و صورت شما حالتهاي مختلف را نشان ميدهد, گرما و احساس را منتقل ميكنيد, همة اينها پايههاي ارتباطات عالي هستند و اين همان چيزي است كه شما براي ادارة يك جلسه موفق به آن احتياج داريد.
ـ راهكارهايي برا ادارة يك جلسه موفق:
شما مطالب را مينويسيد, در اوّل كار شما مينويسيد كه دقيقاً چه ميخواهيد بگوييد, به اين وسيله ميدانيد كه همه زوايا را در نظر گرفتهايد ـ هر نكته اصلي كه مينويسيد نبايد به بيشتر از يك يا دو كلمه احتياج داشته باشد, جمله ننويسيد, به همين منوال وقتي زمان صحبت ميرسد, يك نگاه كوتاه به يادداشتها ميتواند به شما اطمينان دهد كه چيزي را فراموش نكردهايد.
ـ اين معمولاً مؤثر است كه با يك واقعيت جالب و تكان دهنده شروع كنيد كه از همان بدو صحبت توجهها را جلب كرده باشيد, بعد در قلب ارائه مطلب خود آن موضوع اصلي را بسط ميدهيد و بزرگ ميكنيد, در پايان از شنوندگان دعوت كنيد تا سؤال كنند, از آنها بخواهيد كه تصميمي بگيرند يا عملي انجام دهند كه هدف جلسه را به پيش ببرد.
ـ در بعضي مواقع استفاده از تصاوير لازم است, چون كمك ميكنند تا شما پيام خود را بهتر منتقل كنيد و در صرفه جويي وقت نيز مؤثرند. اما به ياد داشته باشيد كه تصوير براي ديدن است نه براي خواندن. توجه كنيد كه تصاوير خيلي پر قدرت هستند و ميتوانند توجه را از شما برگرفته و كاملاً به خود معطوف سازند.
ـ شما ميتوانيد كنترل تصاوير خود را به اين روش حفظ كنيد:
ـ قبل از ارائه تصوير اول آن را معرفي كنيد و يا توضيح دهيد, بعد به تماشاچيان فرصتي براي نگاه كردن بدهيد. راه ديگر اينست كه اول تصوير را نشان دهيد, كمي صبر كنيد و حالا با تماشاچيان علاقمند و متوجه صحبت كنيد ـ اگر ميخواهيد توجهها به شما جلب شود, در صورت امكان تصوير را از ميان برداريد ـ فقط هنگامي كه توجه كامل تماشاچيان را داريد صحبت كنيد.
ـ نكاتي دربارة اداره جلسه:
اول, موضوع وقت: اگر جلسهاي بيشتر از زمان پيشبيني شده, طول بكشد معمولاً, مقصر رئيس جلسه است. البته گاهي حتي زمان اضافه نيز توصيه ميشود. اما در بيشتر موارد بهتر است در همان محدوده زماني جلسه به پايان برسد.
ـ اگر قدري فكر كنيد ميبينيد كه راههايي براي كنترل زمان پيدا خواهيد كرد كه هيچگاه تصور آنها را هم نكرده بوديد, مثلاً: براي هر شخص ميتونيد يك زمان خاص در نظر بگيريد كه در آن محدوده زماني صحبتهاي خود را به پايان برساند. مثال ديگر اين است كه اگر مهمترين شركت كننده هنوز حاضر نشده باشد, براي او صبر كنيد. اگر شركت كنندة تقريباً مهمي حضور ندارد اعلام كنيد كه چند دقيقه مشخص براي او صبر ميكنيد, اگر حاضر نشد جلسه را شروع كنيد.
اگر شركتكنندهاي كه اهميتي در آن جلسه ندارد حاضر نيست, فوراً جلسه را شروع كنيد. بعضيها در را قفل كرده و بعد از شروع جلسه ديگر كسي را راه نميدهند. البته تصميم در مورد افرادي كه تأخير دارند كاملاً بستگي به موقعيت شما دارد. شما ميتوانيد با قاطعيت بيشتري در اين مورد عمل كنيد. به علاوه زماني كه تأخيركنندگان بدانند چه برخوردي با آنها خواهد شد, خواهيد ديد كه همه شركتكنندگان به وقت اهميت بيشتري ميدهند.
ـ زماني كه جلسه شروع ميشود اگر هدف خود را در همه لحظات در فكر نداشته باشيد خواهيد ديدكه جلسه ميتواند تا ابد ادامه يابد. بهترين راه براي ماندن در راه درست اين است كه در هر زمان فقط درباره يك مورد بخصوص صحبت شود.
ـ سه راه اصلي برگرفته از قوانين نظم «رابرت»:
اول, يك سيستم را مشخص كنيد كه هر دو طرف زمان مساوي داشته باشند, هر كس كه موافق پيشنهاد صحبت ميكند بايد همان اندازه وقت داشته باشد كه كسي بر ضد پيشنهاد صحبت ميكند.
دوم, مطمئن شويد صداي همه شنيده ميشود, اجازه ندهيد كه چند نفر محدود جلسه را در دست بگيرند, ميتوانيد اين قانون را دنبال كنيد كه هيچكس نميتواند بيش از يك يا دو بار روي يك نكته صحبت كند.
سوم, اغلب جلسات با مشكل به يك رأي مشترك رسيدن روبرو هستند. هميشه ميتوانيد از موافقان و مخالفان بخواهيد كه با بلند كردن دست نشان دهند كه, چه تعدادي از نظريات و پيشنهاد شما حمايت ميكنند و چند نفر مخالفند.
ـ كساني هستند كه صحبت ديگران را قطع ميكنند, به سادگي دست خود را به علامت ايست بالا ببريد و به صحبت خود ادامه دهيد. از كساني كه سؤالات خارج از بحث مطرح ميكنند, بخواهيد تا ايده جايگزين ارائه كنند, مطمئن باشيد كه سؤالات بينتيجه تكرار نميشود.
ـ حالا بيائيد به جلسات از زاويهاي ديگر بنگريم: به عنوان شركت كننده, اولين توصيه اينست كه ساكت ننشينيد كه تنها به سؤالاتي كه از شما ميشود جواب دهيد, با اين كار ممكن است موقعيتهايي را كه براي شما در آن جلسه وجود دارد از دست بدهيد. از قبل بايد مطالبي را كه مربوط به برنامه جلسه هستند و از ديدگاه شما بايد مطرح شوند, آماده داشته باشيد و بعد موقعيت را خلق كنيد يا پيدا كنيد تا بتوانيد پيام را مطرح كنيد. به ياد داشته باشيد كه با گفتن جملاتي خلاصه و كوتاه و مفيد و مربوط به موضوع كه در زماني مناسب مطرح شدهاند ميتوانيد بهترين نتيجه را بگيريد و بدانيد كه هيچ اشكالي ندارد كه نظر شما با نظر رئيس جلسه و يا شركت كنندگان ديگر متفاوت باشد ـ
ـ كنفرانسهاي ويديويي؛
ابتدا بايد بدانيد كه براي حضور در اين جلسات, خوب جلوه كردن در مقابل دوربين مهمتر از پوشيدن يك لباس تميز و مرتب است. هميشه در اين فكر باشيد كه در مقابل دوربين هستيد, از پيش توجه كنيد كه هنگام صحبت به كجا بايد توجه كنيد. هميشه يك يادداشت به همراه داشته باشيد و آنرا روي ميز قرار دهيد, دوربين كاغذهاي روي ميز را نشان نميدهد.
ـ بهترين راهبرد رياست بر جلسه:
شايد بهترين راهبرد رياست بر جلسه براي بهبود جلسات, دعوت از شركتكنندگان براي ارزيابي كردن جلسات است. از شركت كنندگان بخواهيد كه كاغذهايي را به شما بدهند كه نظر ايشان را درباره اين سؤال كه آيا به هدف جلسه آنطور كه, در برنامه نوشته شده بود رسيديد را, نشان ميدهند.
ـ راهكارهايي براي بهبود جلسات بعدي:
ـ اجازه ندهيد كه برنامهريزي و آمادگي دقيق شما, شما را در مقابل اتفاقات غير منتظره و پيشبيني نشده زندگي واقعي ناتوان كنند.
ـ بردة برنامهريزي خود نباشيد.
ـ گفتگو با ميلوفرانك :
س: پيشنهاد شما اين بود كه با آمادگي و پيامي مشخص به جلسات برويد, اما كساني هستند كه كاملاً با آمادگي به جلسات رفتهاند, اما نتوانستهاند نظرات خود را ارائه دهند, شما چه روشي به اين افراد توصيه ميكنيد تا بتوانند اثرات خوبي روي ديگران داشته باشند؟
ج: همه چيز بستگي دارد به تصويري كه از خودمان ارائه ميدهيم, پس اگر ظاهر خوبي داشته باشيم و مطالب خودمان را با تنوع بيشتري ارائه دهيم و علاقمندي خود را به مطلب نشان دهيم, همه اينها قدرت پيام را دو برابر ميكند.
س: به نظر شما راه ديگر براي بهبود يك جلسه خسته كننده وكسل چيست؟
ج: جلسه را كوتاه كنيد, هر چه جلسه كوتاهتر باشد بهتر است.
س: شما فكر ميكنيد آيا حقههايي براي هوشيار ماندن در جلسات وجود دارد؟
ج: بله, بايد به دنبال موقعيتها و يا خلق موقعيتهايي براي مطرح كردن پيامتان باشيد, در اينصورت شما همواره هوشيار خواهيد بود.
س: فكر ميكنيد بهترين راه براي هدايت يك جلسه در راه درست آن كدام است؟
ج: بر سر يك موضوع بمانيد, آن موضوع را به نتيجه برسانيد و پيام خود را درباره آن موضوع مطرح كنيد.
س: چطور ميتوانيم براي جلسهاي كه ميدانيم مخالفان زيادي خواهيم داشت, آماده شويم؟
ج: بايد هدف خود و هدف همه شركت كنندگان را تعيين كنيم و با دانستن اين اهداف براي ادارة جلسه خود آماده خواهيم بود.
تنظیم و پیاده سازی گروه همکاران پایگاه عابدی نت- 1383
